Če načrtujete dopust ali se za nekaj dni umikate iz pisarne, je ustvarjanje avtomatskega sporočila “izven pisarne” nujno (še posebej pomembno pa je za e-poštni marketing).
Verjetno ste že kdaj v poslovnem svetu prejeli eno od teh sporočil, ko ste se obrnili na svoje stranke ali poslovne partnerje.
Kaj so avtomatska e-poštna sporočila?
Avtomatsko e-poštno sporočilo je obvestilo, ki ga prejmete, ko oseba, ki ji pišete, ni dosegljiva. Ta sporočila običajno vsebujejo naslednje informacije:
- Trajanje odsotnosti (datumi itd.)
- Kontaktna oseba v času odsotnosti
- Datum vrnitve
Kakšnih sporočil ne smete pošiljati?
Poslovna komunikacija mora ostati profesionalna, tudi kadar ste odsotni. Tukaj je primer, česa ne smete napisati:
❌ “Trenutno sem izven pisarne in verjetno popolnoma pijan. Uživajte v delovnem tednu!”
➡ Napaka!
Oseba, ki je napisala to sporočilo, očitno potrebuje tečaj poslovnega bontona ali knjigo o učinkoviti poslovni komunikaciji.
7 profesionalnih primerov avtomatskih sporočil “Izven pisarne”
Če ne veste, kako sestaviti ustrezno sporočilo, si lahko pomagate s spodnjimi primeri in predlogami.
Primer 1:
[Pozdrav]
Hvala za vaše sporočilo. Trenutno sem izven pisarne in se vrnem (Datum vrnitve). V tem času bom imel omejen dostop do e-pošte.
Za nujne zadeve me lahko kontaktirate na mobilni telefon (vaša številka).
Lep pozdrav,
[Vaše ime]
Primer 2:
[Pozdrav]
Odsoten bom od (Datum začetka) do (Datum konca).
Za nujne zadeve se obrnite na (Kontaktna oseba).
Lep pozdrav,
[Vaše ime]
Primer 3:
[Pozdrav]
Odsoten bom od (Datum začetka) do (Datum konca) in se vrnem (Datum vrnitve).
Če potrebujete takojšnjo pomoč, se obrnite na (Ime kontaktne osebe) na (E-poštni naslov kontaktne osebe). Drugače vam bom odgovoril takoj po vrnitvi.
S spoštovanjem,
[Vaše ime]
Primer 4:
[Pozdrav]
Hvala za vaše sporočilo. Trenutno sem odsoten in nimam dostopa do e-pošte. Vrnitev pričakujem (Datum vrnitve).
Če potrebujete nujno pomoč, me lahko dosežete na (Mobilna številka).
Lep pozdrav,
[Vaše ime]
Primer 5:
[Pozdrav]
Ta teden me ne bo v pisarni. Če potrebujete takojšnjo pomoč, pišite na (E-poštni naslov kontaktne osebe).
Lep pozdrav,
[Vaše ime]
Primer 6:
[Pozdrav]
Odsoten bom od (Datum začetka) do (Datum vrnitve). Za nujne zadeve se lahko obrnete na (Ime kontaktne osebe).
S spoštovanjem,
[Vaše ime]
Primer 7:
[Pozdrav]
Hvala za vaše sporočilo. Vaše sporočilo je za (nas/me) pomembno in (vam/ti bom/bo) odgovoril/a takoj, ko bo mogoče.
Hvala!
[Vaše ime]