V sodobnem svetu je skoraj nemogoče delati brez digitalne komunikacije. Obvladovanje spletnega bontona je preprosto, a bistvenega pomena. Upoštevanje nekaj osnovnih pravil vam lahko pomaga izboljšati vaš spletni ugled.
Zakaj je obvladovanje digitalnega bontona tako pomembno
Zaprtje javnega življenja in množični prehod na delo na daljavo leta 2020 sta milijone ljudi po svetu prisilila, da so službeno komunicirali prek spleta. Izkazalo se je, da se številni ljudje, ki so se v pisarni odlično razumeli, na Zoom sestankih niso več našli. Po raziskavi Harvard Business Review (HBR) je:
-
71 % vprašanih menilo, da se zaposleni na daljavo počutijo bolj odrezane od svojega podjetja,
-
52 % pa je trdilo, da se je zavzetost zaposlenih močno zmanjšala.
To je povzročilo odpuščanja in padec produktivnosti. Pandemije je konec, zaposleni so se vrnili v pisarne, a digitalna komunikacija ni izginila. Vsak, ki želi narediti dober vtis na sodelavce, nadrejene ali poslovne partnerje, mora poznati pravila digitalnega bontona.
Kako začeti pogovor in jasno sporočiti svoje sporočilo
Težave pri digitalni komunikaciji se pogosto začnejo že s prvim sporočilom. Kot veste, imate le eno priložnost za dober prvi vtis, zato je ne zapravite. Da bo vaše prvo sporočilo čim bolj pravilno in jasno, naj vsebuje več delov:
-
Pozdravite prejemnika (in se po potrebi predstavite). To je osnovna vljudnost, brez katere je težko vzpostaviti stik. Če pošiljate e-pošto, ne pozabite navesti zadeve.
-
Razložite namen sporočila.
-
Opredelite bistvo svojega vprašanja ali informacije, ki jo želite posredovati. Besedilo je lahko daljše, zato bo za bralca bolj pregledno, če ga razdelite v več krajših odstavkov.
-
Poziv k odgovoru in oblika odgovora. Na koncu sporočila navedite, v kakšni obliki pričakujete odgovor — naj bo to e-pošta, sporočilo ali telefonski klic. S tem boste prejemnika nežno spodbudili, da odgovori.
To strukturo lahko uporabljate na vseh komunikacijskih platformah. Tudi daljša sporočila na družbenih omrežjih ali v klepetih so povsem sprejemljiva, če jih strukturirate v odstavke ali alineje.
Kako ne začeti sporočila
-
“Pozdrav.” Pozdrav brez imena lahko povzroči zmedo ali nelagodje.
-
“Lahko nekaj vprašam?” Pretirana previdnost je lahko nadležna. Raje kar vprašajte.
-
“Sem zaradi nagrad/daril.” Tako delujete preveč vsiljivo. Če sodelujete v nagradni igri ali promociji, oblikujte sporočilo bolj vljudno.
-
“Vidite moje sporočilo?” Nesmiselno vprašanje, na katerega ni mogoče odgovoriti z “ne”, ne da bi to izpadlo nesramno.
-
“Več informacij na drugem profilu.” Ne zaključujte sporočila s preusmerjanjem na drug profil ali platformo. Ostanite na isti platformi, kjer ste začeli komunikacijo.
Kako popraviti pogoste napake v digitalni komunikaciji
Tudi v osebni komunikaciji pride do nerodnih situacij. Z izkušnjami jih znamo bolje prepoznati in se jim izogniti. Podobno velja za poslovno korespondenco. Tukaj so najpogostejše napake in kako jih odpraviti:
-
“Poslano iz Touchsuper5Gphone2046.” Nekateri e-poštni programi samodejno dodajo znamko naprave, s katere je bilo sporočilo poslano. Izbrišite to informacijo — zveni kot hvalisanje, kar je v poslovnem svetu neprimerno.
-
“Z upanjem na vaš odgovor.” Takšna fraza je morda primerna za romane iz 19. stoletja, ne pa za poslovno komunikacijo.
-
“Thx”, “plis”, “kuko?”. Vaši sodelavci ali stranke niso nujno vaši prijatelji. Sleng je neprimeren v poslovnem okolju – tudi če ste sicer v dobrih odnosih s prejemnikom.
-
“Samo na hitro preleti.” Takšna fraza zmanjšuje pomen vašega sporočila. Ne podcenjujte lastne komunikacije.
Zaključne misli
Upoštevajte zgornja preprosta pravila, da bo vašim sodelavcem, strankam in partnerjem lažje in prijetneje komunicirati z vami. Poleg tega boste lažje dosegli ugodnejše dogovore.
Ne pozabite, da ni strogih pravil za spletno komunikacijo. Vsak dan se pojavijo nove platforme, načini in funkcije, zato sledite trendom digitalnega bontona, učite se novih stvari in se ne bojte komunicirati. Vse to vam bo pomagalo razvijati posel in kariero.